כיצד לארגן מערכת תיוק ביתית בשבעה שלבים

כיצד להתקין מערכת תיוק ואחסון נייר

המאבק הוא אמיתי: ניהול ניירות ובלגן נייר הוא הבורות. זו הסיבה שחשוב מאוד להקים מערכת הגשת בית קלה וניתנת לביצוע בה תוכלו להשתמש בפועל.

מערכת הגשת בית צריכה להיות גמישה כדי להתאים לשינויים באורח החיים, והיא צריכה להיות פשוטה כדי שתמשיכו בפועל.

זה פרויקט בסוף השבוע. אל תתחיל בזה בליל שבוע אחרי יום עבודה ארוך / בית ספר וכו '. התחל את זה בשבת או ביום ראשון בבוקר חמושים בכוס קפה או תה, וגישת בואו נעשה זאת.

מה אתה צריך

• ארון תיוק או תיבת קבצים
• תיקיות קבצים תלויים
• מחזיק קבצי שולחן עבודה
• מגרסה
• סל מיחזור
• תיקיות קבצים
• יצרנית תוויות או עט

אסוף את כל העיתונים שלך יחד בנקודה אחת

השלב הראשון בהגדרת מערכת הגשת בית הוא לתאם את כל הקבצים והניירות לאותו שטח, כך שתוכל למיין, למחזר ולגרוס. ליתר הכל במקום אחד יש את היתרונות הבאים:

1. זה ימשיך להתמקד במשימה העומדת בפניך: כשאתה מנסה בצע משימה שאתה לא מתרגש ממנה מדי (כמו הגשת תיוק), כל תירוץ לשוטט ולהתחיל בפרויקט חדש אחר. אם יש לך את כל האספקה ​​שלך (מופיעה כאן) ואת כל המסמכים שלך במקום אחד, אין לך שום תירוץ אלא לחפור.
2. תהיה יסודי יותר : ביצוע טאטא של הבית שלך מלפנים פירושו שלא תצטרך לחזור על המשימה בעוד כמה שבועות כשאתה מוצא ערימת ניירות נשכחת בחדר הכביסה.

כמה מקומות לחפש ניירות (מלבד מגירות השולחן הברורות, ארונות התיוק וערימת הדואר):

1. הסלון: ניירות נוטים להיערם בסלון מכיוון שלרוב אין לנו מושג מה לעשות איתם. זו הסיבה שאתה צריך תמיד לשים ניירות שאתה לא בטוח עם מה לעשות עדיין בתיבת הדואר הנכנס שלי.
2. תיקים : תיקים , תיקי עבודה, תיקים, תיקי כושר ומזוודות.
3. המטבח : לערימות נייר יש דרך לסיים את המטבח. הסיבה לכך היא שהמטבח הוא לרוב המקום הראשון אליו אנו פונים כשאנחנו עוברים דרך הדלת.

בחרו מקום טוב עם משטח קשה עליו תוכלו ליצור 5 ערימות. זה יכול להיות שולחן המטבח, מיטת החדר או שולחן העבודה שלך אם הוא מספיק גדול. אם אין לך משטח גדול מספיק, גם הרצפה עובדת.

אם יש לך כל כך הרבה ניירות הערמות שלך עשויות להפיל, השתמש בפחים או אפילו בקופסאות קרטון. תייג אותם כדי להפריד ביניהם ולהימנע מטעויות כמו השלכת בטעות של החזרי המס בשנה שעברה לתיבה "המיחזור".

הפרד את העיתונים שלך לחמש קטגוריות

עליכם לקבל החלטה לגבי כל פיסת נייר. זה הולך להיכנס לאחת מחמש הקטגוריות האלה:

1. פעולה: ניירות שאתה צריך לנקוט בפעולה ואז למחוק אותם. אל תבלבל בין הדברים שאנו מתייחסים לקטגוריה שלהלן "משק בית". מסמכי בית מוגשים לצמיתות, קבצי פעולה הולכים ומשתמשים פעם אחת ואז מושלכים.
   דוגמאות: הזמנות, כרטיסי חניה, תזכורות לפגישה, שיעורי בית, שטרות וכו '.

2. ארכיון: ניירות או מסמכים שאתה צריך לתלות עליהם, אך אינך צריך להתייחס או להשתמש יותר מפעם או פעמיים בשנה.
   דוגמאות: החזרי מס, רשומות רפואיות, רישומים אקדמיים, הוכחות שהשתתפת בחובת חבר מושבעים, מעשים, שכירות, חוזים וכו '.

3. 
   
   משק בית: אלה הם ניירות שבהם אתה משתמש כדי להפעיל את הבית (והחיים) שלך.
   דוגמאות: קופונים, מתכונים, ספרי משתמש, קבלות על מיסים השנה, מסמכים לנסיעות הקרובות וכו '.

4. מיחזור: ניירות ומסמכים שאינם נכללים באף אחת מהקטגוריות שלמעלה ואינם מכילים מידע אישי.
   דוגמאות: דואר זבל, גיליונות עבודה מסמינר שאתה כבר לא מתעניין בו, עיתונים, מגזינים, שיעורי בית ישנים שאינך זקוק להם, מעטפות משומשות וכו '.

5. גרוס: ניירות ומסמכים שאינם נכללים בקטגוריות 1-3 אך מכילים מידע מזהה אישי.
   דוגמה: הצעות בכרטיסי אשראי, דפי בנק ישנים, שטרות וכו '.

הסר את המסמך והשלך את המסמכים והקבצים שאתה לא צריך יותר זמן

הערימה הגדולה ביותר שלך תהיה למחזר. מחזר את אלה ראשונים - המטרה כאן היא להמיר את כמות הנייר שאתה מתמודד איתם במהירות האפשרית.

בשלב הבא, גרוס את המגרסות - זה אמור לכלול כל דבר שמזהה אותך מעבר לשמך וכתובתך.

לחלופין, רולר הזהות שלך משמר זה מחנות המכולות הוא די פרקטי ופרקטי למי שחולה שביכולתו את ריבת המגרסה שלך. בדרך זו תוכלו פשוט להחתים את פרטי תעודת הזהות שלכם ולמחזר דואר ומסמכים עם מידע אישי עליהם במקום להתגרש.

עכשיו אחרי שהטלת את הזבל, הגיע הזמן לרדת ולהקים מערכת שהיא:

1. קל לשימוש, כך שתשתמש בו בפועל;
2. גמיש מספיק כדי להכיל שינויים בחיים ופרויקטים חדשים; ו,
3. מאובטח כך כשאתה צריך למצוא משהו מהיר, אתה יכול למצוא אותו.

היופי כאן הוא שתוכלו לשבור עוד יותר את הקטגוריות הללו, תלוי בכמות הנייר שנכנסת ויוצאת מהבית או מהמשרד.

הגדר קובץ ארכיון עבור מערכת הגשת הבית שלך

זה די קל להחליט אילו מסמכים נכנסים לקובץ הארכיון שלך. אלה העיתונים החשובים ביותר שבבעלותך. הם הוכחה לכך שאתה ומשפחתך קיימים, משלמים מיסים, בתים ורכבים, בוגרת המכללה, יכולים לנסוע מחוץ למדינתך בדרכון או ויזה. אם אתה בעל עסק או שיש לך יותר מנכס אחד, קובץ זה יהיה גדול עוד יותר.

להלן רשימת יסודות לשמירה בקובץ זה:

• החזרי מס
• מסמכים רפואיים
• רשומות אקדמיות
• הוכחה ששירתת בתפקיד חבר מושבעים
• מעשים
• חכירה
• חוזים
• דרכונים
• כרטיסי ביטוח לאומי
• רשומות תעסוקה
• תעודות טבילה
• תעודות ביטוח חיים / פרישה

אחסן ניירות אלה בתיבת קבצים בתיקיות שכותרתו. שקול לקנות ארגז חסין אש ברגע שתתחיל לרכוש "דברים" נוספים כדי לשמור על בטיחותך.

שמור את הקבצים שבהם אתה משתמש לעתים קרובות (המכונה מספר פעמים בשנה) מקדימה. התנגד לדחף לארגן יתר על המידה את המרחב הזה מכיוון שאם אתה מקבל יותר מדי ספציפי הוא אכן מקשה יותר למצוא דברים כשאתה באמת, באמת צריך אותם. באופן כללי, אם אתה טובל בקובץ הארכיון שלך, אתה זקוק לפיסת נייר זו כדי להקל על עצמך ככל האפשר.

להלן הקטגוריות החשובות:

• אקדמי
• אוטו
• תעסוקה
• פיננסי
• בריאות
• תעודת זהות
• ביטוח
• נדל"ן

ארגן אותם לפי האלף-בית, אך שמור את קובץ הזיהוי מראש. יש לזה דברים כמו תעודת לידה, דרכון, תעודת זהות ותעודת טבילה. זה גם המקום בו עליכם לשמור על רישיון הנישואין שלכם.

כדי לאחסן ניירות אלה, קח בחשבון קופסת מעשים עם אבטחה גבוהה אשר פחות מ- 50 $ היא ערך נהדר *. אפשרות נוספת היא תיבת המרשם עם אבטחה גבוהה. זה מיועד לאספקה ​​רפואית אך יכול בקלות להחזיק מספר ניירות שאינם יכולים להפסיד.

אתה יכול להגדיר קובץ משלך בעצמך, או להשתמש במערכת הגישה הביתית FileSolutions.

* אם תאבד את הקבצים האלה, בסופו של דבר תשלם הרבה, הרבה יותר כדי לקבל עותקים מרשמים, פקידי עירייה, מוסדות אקדמיים וכו ', כך ש -50 דולר הם השקעה חכמה כדאית.

סדר סדר ביתי

להלן כלל אצבע טוב לגבי מה שאתה צריך לאחסן בקובץ משק הבית שלך: כל מה שתצטרך בעתיד, אך אינך צריך לנקוט בפעולה ברגע זה, זה לא שייך לקובץ הארכיון שלך. השתמש בקובץ משק הבית שלך (שנקרא חוברת עבודה) כדוגמה כדי שתשיג מושג טוב יותר מה לאחסן בקובץ זה ומה לא.

ראשית, במקום ארגז קבצים או סל, יצרנו קלסר עם קטעים ואז כיסים לאחסון דברים כמו קופונים וכרטיסי מתנה. אתה יכול להשתמש בקלסר ולהכיל קטעים הבאים:

• קופונים / גרופונים
• כרטיסי ברכה
• מסמכים לטיולים / נסיעות צפויים
• הנחות שהגשתי ומחכות לקבל את המחאה שלי
• קבלות על פריטי כרטיס גדול כמו מכשיר או רהיט גדול
• היה לך כיס לכל כרטיסי התגמול שלך
• הערות וחומרי עזר לפרויקטים הקרובים שאתה עובד עליהם
• מתכונים *
• קבלות על מיסים
• פוליסות ביטוח רכב / בית / שוכר

כנראה שתוכלו פשוט לסרוק את מרבית אלה לחשבון Evernote, אך כשתזדקקו להם תצטרכו להדפיס אותו שוב, אז הקישו אותו במחברת זו ותקראו לזה חוברת העבודה הביתית.

* שמור קובץ נפרד למתכונים שאתה רוצה להחזיר יום אחד אך לא.

הגדר קובץ פעולה

קובץ הפעולה הוא המסמכים עליהם אתה צריך לנקוט פעולה ואז למחוק אותם. כל מסמך או נייר שצריך להגיש לצמיתות או לתקופה ארוכה (למעלה מחודש), ככל הנראה שייכים לקובץ משק הבית שלך.

קבצי פעולה הם:

• הולך לשמש פעם אחת ואז להשליך; או,
• קבצים עליהם אתה מחכה לנקוט בפעולה.

השתמש בתיבה כדי להחזיק ניירות אלה באופן ספציפי, ואנו ממליצים על תיבה זו. בחר כתום מכיוון שזה צבע נוצץ והחשיבה היא, שתגרום לך לעבור בקופסה לפחות פעם בשבוע. זה יכול גם להכפיל את התיבה שלך כדי לעזור בניהול הדואר.

להלן דוגמאות לשמירה בקובץ הפעולה שלך:

דואר נכנס:

• כל דבר שתקבל בדואר נכנס לקובץ זה
• כל דף נייר שמישהו מוסר לך או שאתה תופס ודוחף בתיק שלך נכנס לכאן

פריטי לוח שנה:

• הזמנות לאירועים קרובים וכל כיוונים או כרטיסי תגובה שמגיעים איתם
• חשבונות לשלם ואז לגרוס או למחזר
• תלושי הרשאה לחתימה
• תזכורות למינוי

פריטים לשלם:

• חניית כרטיסים לתשלום
• חשבונות לשלם

פריטים עליהם אתה מחכה:

• קבלות על כל מה שרכשת לאחרונה במקרה שתחליט לחזור. לדוגמה, אם אתה מקבל חבילה מאמזון, אתה זורק את תווית האריזה בפח הזה למקרה שהמוצרים לא יסתדרו ותצטרך להחזיר אותה. Ditto עבור חבילות אחרות שאתה מקבל.
• קבלות על כל מה שאתה מחכה עליו. לדוגמה, אם הגשת חשבון לחברת הביטוח שלך ואתה מחכה להחזר, זה נכלל בקובץ זה. אם החזרת משהו ואתה מחכה לראות שההחזר יופיע בדף הבנק שלך או בחשבון כרטיס האשראי שלי, הוא נכנס לתיבה זו.

אתה יכול לחלק את הקובץ לקטגוריות נוספות, אבל קל יותר לזרוק את הכל בתיבה הזו ולעבור אותו פעם, פעמיים או שלוש פעמים בשבוע. בשלב זה, אתה יכול למחזר או לגרוס כל מה שאתה כבר לא צריך, להגיש כל דבר ששייך בארכיון או משק בית ולפעול כל מה שצריך להגיב אליו. המטרה היא לשמור על קובץ זה קטן ככל האפשר.

החוכמה היא שעליך לעבור את הקובץ הזה לפחות פעם בשבוע, רצוי לעתים קרובות יותר. אנו ממליצים מאוד להוסיף משימה זו לשגרה הארגונית השבועית האישית שלך, בדרך זו אתה מגיש ואוחסן כמות קטנה יחסית של ניירות פעם בשבוע ולא