כיצד לנהל את הדואר שלך בחמישה שלבים

לימוד כיצד לנהל את הדואר שלך הוא משימה מארגנת להפליא מכיוון שאינך יכול פשוט לארגן חזותית דואר, אתה צריך לקרוא ולגעת בכל מסמך כדי להגיש או למחוק אותו. הדרך הטובה ביותר לניהול סולידי היא לקצץ בכמות הנייר הנכנסת לביתכם. המשך לקרוא כיצד לנהל דואר בארבעה שלבים.

• זבל את הזבל

  

  צמצם את כמות הדואר שאתה מקבל על ידי עצירת הדואר הזבל.

  אני נשבע אם איבדתי אי פעם, קטלוג J Crew ימצא אותי תחילה. קיצוץ בכמות הדואר הזבל שתקבל יקצץ את משך הזמן שאתה מבלה בניהול הדואר שלך. פחות דואר = פחות זמן.

  בונוס: זה טוב לסביבה.

• קבעו את זה

  

  רוב האנשים ממיינים בדואר בזמן שהם נכנסים בדלת לאחר העבודה ולעתים קרובות עוצרים באמצע כדי להניח את המעיל שלהם או להפנות את תשומת ליבם למה לארוחת הערב. התנגד לדחף לנהל דואר עד שיהיה לך זמן ותשומת לב לתת למשימה זו.

  הסיבות:

  1. אם אתה ממיין בדרכך לדלת, רוב הסיכויים שאתה לא מוכן לנהל את הדואר שלך באותו זמן. אתה צריך את הכלים הנכונים (להלן) ואת תשומת הלב כדי להחליט כיצד להשתמש או לזרוק כל יצירה.
  2. לעולם אל תיגע בפיסת נייר יותר מפעם אחת אם אין לך יותר מדי. זה מה שהופך את ניהול הנייר למתיש כל כך: עליכם לקרוא אותו בכל פעם! המתן עד שאתה מוכן לנהל ולהיפטר.

  קבע זמן לכל יום או פעם בשבוע לארגון הדואר שלך.

• כלים

  

  היה לך את הכלים הנכונים כדי למחוק את הדואר שלך, למחזר אותו או להגיב אליו.

  שום דבר לא מפואר, אבל יש את הדברים הבאים בהישג יד:

  1. מגרסה - כל דבר עם מידע מזהה מעבר לשמך וכתובתך אמור להיות מרוסד באופן מיידי.
  2. סל מיחזור - ניתן למחזר את מרבית הדואר באופן מיידי (חשוב: קופונים, פליירים, הכרזות).
  3. מערכת הגשת ולוח שנה - לצורך הדואר אתה צריך לנקוט פעולה באופן מיידי או בעתיד.

  על ידי "בהישג יד", אני באמת מתכוון בהישג יד. אין את המגרסה ואת סל המיחזור שלך בחדרים נפרדים. אני מנהל את הדואר שלי עומד גם על סל המיחזור וגם על הגריסה ואז אני מביא את הדואר שאני צריך לנקוט בפעולה אל שולחני, שם יש לי לוח השנה ומערכת הגשת שולחן עבודה. אני ממליץ על תיבת קבצים נפרדת בראש השולחן, כמו גם על ארון תיוק בארכיון לארגון הדואר.

• להקים מערכת

  

  
  
  ישנם 3 'משחקי קצה' עבור כל פיסת דואר:

  1. פעולה - דואר שאתה צריך לנקוט בפעולה מייד או בסופו של דבר. דואר מסוג זה יחולק לקטגוריות נוספות כמו ארכיון / הפניה, תגובה, פעולה וכו '.
  2. מיחזור - דואר זבל שאין לו שום ערך וללא מידע מזהה עליו מעבר לשמך.
  3. גרוס - כל פיסת דואר שיש בה מידע מזהה מעבר לשמך וכתובתך. זה יכלול מספרי ביטוח לאומי, תאריכי לידה, הצעות בכרטיסי אשראי וכו '. אינך בטוח אם עליך למחזר או לקרוס? ראה מה לגזוז וקרא עוד על גניבת זהות: כיצד להגן על עצמך מפני גניבת זהות.

• המשך בזה

  

  כמה דרכים שאני מקפיד לשמור על זה:

  • בכל יום שישי השחור (זהו יום שאחרי חג ההודיה) בזמן שכל השאר לא עושים קניות, אני אוסף את כל הקטלוגים שאני כבר לא רוצה לקבל וקורא להם לבטל.
  • עקוב אחר שגרת ההתארגנות השבועית, בה אנו מנהלים את הדואר על בסיס שבועי.
  • תוכלו לקרוא יותר על אופן ניהול הדואר על בסיס יומי.