למי להודיע ​​בעת העברת משרד או עסק

מעבר משרד הוא מסובך. עם כל כך הרבה דברים לעשות, קל להתעלם ממשימות קטנות יותר ועם זאת חיוניות. כדי להעביר את המשרד למסלולך, השתמש במדריך הרשימות שלהלן שיבטיח ששום דבר לא יישאר מבוטל.

כמו כן, וודא שיש לך רשימת משימות חיוניות שיעזרו למשרד שלך לנוע.

לקוחות ולקוחות

כדאי ליידע את בסיס הלקוחות שלך על המעבר תחילה, רצוי לפחות חודש לפני ביצוע המעבר. ספק מידע על המיקום החדש, באמצעות שליחת מכתב רשמי או דוא"ל עם מפה סגורה או מצורפת לכל מי שנמצא בבסיס הנתונים של החברה שלך. או במקרה של חנות קמעונאית, הצבת מפה ושלט התראה על דלת הכניסה ומספקת עלון קטן בכל קנייה. פרסם את המידע בדף האינטרנט שלך עם הוראות קלות למעקב וכל הפרטים שיגרמו ללקוחות שלך לחזור; זה יכול לכלול מכירת "מעבר דירה" או מסיבת פתיחה רשמית.

עליך גם ליידע את לקוחותיך אם תיסגר בכלל במהלך המעבר או תקצץ את שעות העבודה. זו תהיה הודעה קריטית כדי להבטיח שלקוחות לא מתוסכלים אם הדלת שלך נעולה. הידיעה מראש מתי תהיה פתוח לעסקים תחסוך לך הרבה שיחות טלפון מלקוחותיך ותמנע מהם לפנות לשירות המתחרה שלך. במילים אחרות, הודע ללקוחות שלך על התוכנית שלך לשירותם במהלך המעבר.

נותני שירותים, ספקים וסוכנויות ממשלתיות

הודע לשירותים ולספקים שבהם החברה שלך משתמשת על בסיס קבוע. זה עשוי לכלול מדפסת, שליח, חנות ציוד משרדי או ספק שירותי אינטרנט.

בנקים וביטוח

בנקים ידרשו הודעה מוקדמת; יהיה עליכם לשנות את הכתובת בבדיקות של חברות ואז להדפיס את השיקים, להודיע ​​לחברות כרטיסי אשראי ולכל מוסדות פיננסיים או נותני שירותים אחרים. אתה יכול להחליט כי החברה שלך תרוויח מהעברת חשבונות עסקיים מבנק לבנק או מסניף אחד למשנהו; שוחח עם נציג הבנק שלך על שירותים הזמינים במיקום / בשכונה החדשה.

גם על חברות הביטוח יש לקבל הודעה מוקדמת. הם יצטרכו להעריך את המרחב החדש ולספק לך הערכה חדשה במידת הצורך. זה זמן נהדר לדבר עם המבטח שלך על ביטוח הובלות ועל מה שתצטרך כדי להבטיח שמשרדך מוגן.

שנה הודעות טלפון נכנסות

יחד עם עדכון המידע והחברה השיווקית של החברה, ישנן דרכים אחרות שתוכלו להבטיח שהציבור ילמד על המהלך הקרוב. הוסף הודעה למשיבון / שירות הדואר הקולי המצהיר את תאריך המעבר, לאן אתה עובר ואיך זה עשוי להשפיע על השירות. בנוסף, צרו מידע ליצירת קשר עבור אותם לקוחות שעלולים לחשוש ספציפיים.

בקשו מהעובדים לשנות את קו הדואר הקולי של המשרד הישיר שלהם עם מידע על המעבר והכתובת החדשה. שוב, זו דרך קלה להזכיר לאנשי הקשר את המהלך וליידע את מי שאינו נמצא במאגר אנשי הקשר על השינוי.

שנה את קו החתימה שלך

הוספת הודעה בשורת חתימת הדוא"ל לכל העובדים מבטיחה שכל דוא"ל שנשלח יזכיר למקבל את הצעד הקרוב. זוהי דרך נהדרת להגיע לאנשים שאינם ברשימת אנשי הקשר של החברה.

חותמת תכתובות יוצאות

רכוש חותמת אדומה ובה כתוב "הערה כתובת חדשה"; בדרך כלל ניתן לרכוש בולים בחנות לציוד משרדי. חותמת כותרות מכתבים מעודכנות כדי להבטיח כי הנמענים מודעים לשינוי הכתובת. שים לב שייתכן שלב הודעה זה לא יחול רק לאחר סיום המעבר.

טלפון

זה אמור להיות כלי השירות הראשון אליו אתה מתקשר לגבי המעבר שלך; אתה רוצה לוודא שהעסק שלך נשאר פתוח במהלך המעבר או שיש הפרעה קטנה ככל האפשר. הודע לחברת הטלפונים מתי המהלך, ובקש שהתקנים טלפונים יהיו מוכנים להפעלה במיקום החדש יום לפני תאריך המעבר שלך, רק כדי להבטיח שהמערכת פועלת בתאריך המעבר שלך.

בקש מהחברה להקים מערכת שיחה קדימה האפקטיבית ביום המעבר שלך. אם החברה שלך משנה מספרי טלפון, בקש להוסיף מידע מייעץ למספר הישן שלך כדי ליידע את המתקשרים לשינוי מספר הטלפון. לאחר שעברתם, כדאי להתקשר למספר הישן שלכם כדי להבטיח שהשירות יהיה במקום. כמו כן, וודאו שמספר העסק והכתובת החדשים שלכם יתעדכנו בספרי הטלפונים הבאים.

חשבונות דואר, דואר אלקטרוני ומדיה חברתית

הודע לדואר על המעבר שלך וקבע שהדואר יועבר למספר חודשים לאחר המעבר. כפי שצוין קודם, הוסף הודעת מעבר לשורות חתימת העובדים לפני המעבר ובעקבות המהלך; לאחר הזזת החתימה צריך לבקש מהנמען לציין את שינוי הכתובת ופרטי הקשר.

כמו כן, יש לקבל הודעה על חברות שליחויות רגילות שאוספות ונשלחות על שינוי הכתובת וכל שינוי בשירותים.