כיצד לתעדף את המשימות שלך

אז יש לך את כל הדברים האלה שצריך לעשות בכל יום ורשימת המטלות שלך מלאה - איך תדע מה לעשות ראשונה, שנייה ושלישית?

פחות או יותר כולם מרגישים שיש להם יותר מדי מה לעשות ומעט מדי זמן לעשות את זה. לעתים קרובות, אותה תחושה מוצפת נובעת מחוסר יכולת לתעדף את כל אותן משימות דחופות לכאורה. אם אתה מרגיש שרשימת המטלות שלך מתארכת עוד דקה ואינך יודע אפילו איפה להתחיל, הנה כיצד לזהות, להעריך ולתעדף את המשימות שלך.

1. ערכו רשימה

לפני שתנסה למיין את ההתחייבויות שלך לפי סדר החשיבות, קח את הזמן להכין רשימה מקיפה של כל מה שאתה צריך או רוצה להשיג. חלק את הרשימה שלך לקטעים לסוגים שונים של משימות. קטגוריות אלה יכולות לכלול:

משימות יומיות או שבועיות

אלה "מטלות" יומיומיות שיכולות להיות אישיות (תכנון ארוחות וקניות מכולת) או קשורות לעבודה (מפגש צוות שבועי.) אם אתה כבר פועל בשגרה יומית, אתה מכיר את המשימות הללו; אם לא, זהו זמן טוב ליצור אחד כזה. מה שתכלול יכול להשתנות - אנשים מסוימים לא יראו צורך להזכיר לעצמם לבדוק דוא"ל או לקנות מצרכים, אך אחרים יעריכו את התזכורות המובנות לבצע פעולות מסוימות בשעות מסוימות או בימים מסוימים.

משימות עם מועדים

אלה, כמובן, צריכים להיעשות בתאריך מסוים ודורשים הכנה לפני כן. דוגמאות לכך יכולות להיות מאמר בית ספר שצריך לשלושה שבועות או מסיבה שאתה מתכנן למשך שישה חודשים מהיום. סוגים אלה של משימות - שנקראות לעתים קרובות פרויקטים - ניתנים לאחר מכן לחלק למרכיבים קטנים יותר - לדוגמה, "נייר כתיבה" עשוי להיות מחולק לקריאת הספרים הרלוונטיים, ארגון ההערות שלך, כתיבת מתאר, כתיבת הטיוטה הראשונה וכך ב.

משימות חוזרות

אלה אינם מתרחשים בתדירות יומית או שבועית, אך הם גם לא פרויקטים חד פעמיים. משימות חוזרות יכולות לכלול פגישות אצל רופא שיניים או ביצוע מיסים רבעוניים.

משימות בעלות מוטיבציה עצמית, הכרחיות

אלה משימות או פרויקטים שאתה יודע שאתה צריך לעשות, אבל אף אחד לא יצליח לגרום לך. לעיתים רחוקות, אם בכלל, יש מגבלת זמן מובנית. חשוב על שיפור אתר העסקים הקטנים שלך או מציאת ספק שירותי טיפול ראשוני חדש.

משימות בעלות מוטיבציה עצמית ולא נחוצה

אלה הפעילויות המהנות יותר שלמרות זאת נוטות לצוד לצד הדרך כמשימות אחרות, הכרחיות יותר, מצטברות אותם. חשבו לקרוא להנאה או לעבוד על תחביבים.

משימות יום אחד

משימות אלה מסתובבות בתחתית רשימת המטלות או בחלק האחורי של דעתך, אך בדרך כלל הן אינן צריכות להיעשות בקרוב או אף פעם. דוגמה: צבע את הרדיאטורים שלך.

2. ארגן את הרשימה שלך

לאחר שרשמת הכל, תוכל להבין מה לעשות קודם ולארגן את לוח הזמנים שלך. (איך אתה עושה זאת פיזית - על דף נייר, מתכנן, אפליקציה, לוח שנה מקוון או אחרת - חשוב פחות מכך שתבחר בשיטה שתעבוד עבורך ושתשתמש בה.) הנה כמה קריטריונים לחשוב על:

דחוף או חשוב

ניתן למיין את כל המשימות לאחת מארבע קטגוריות. יש לבצע קודם כל משימות דחופות וחשובות, בהקדם האפשרי; ניתן להאציל משימות דחופות אך לא חשובות במידת האפשר, אך אם לא, לוח הזמנים שלך אמור לכלול מספיק גמישות וזמן נוסף בכדי להתאים אותם כאשר הם צצים; יש לתכנן משימות חשובות אך לא דחופות היטב מראש כדי שלא יהפכו לדחופות; משימות שאינן חשובות ואינן דחופות ניתנות לביטול פוטנציאלי, אם כי אם אתה נהנה מהן, יש לעבוד בהן בלוח הזמנים שלך כך שלא יצטופפו בהתחייבויות תובעניות יותר.

הערכת ערך

אתה יכול לשפוט את הערך של משימה בכמה אופנים. יכול להיות האם אנשים מושפעים מכם, וכמה אנשים חשובים לכם (אישור הבוס שלכם ורווחתם של ילדים התלויים בכם חשובים יותר מאשר לומר, דעותיהם של קבוצת זרים שהסכמתם להצטרף לפגישה.) יתכן שתקצה ערך גבוה למשימות שאתה רואה שמשתלם לטווח הארוך, או שפשוט תמצא מתגמל.

הפניה אחת שתיתקל בה ככל הנראה בקריאה על עדיפות למשימות היא כלל 80-20 או עקרון פרטו, הקובע כי 80% מההשפעות נובעות מ 20% מהגורמים. יתכן והדבר לא יתגלה כנכון עבורך, אך זו תזכורת טובה לזהות על מה אתה בעצם מבלה ועל מי מהמאמצים שלך משתלמים.

תזמון וגמישות

לוח הזמנים לתפקוד מאפשר שינויים ומזהה את מגבלות הזמן. היה מציאותי כשמתעדפים בתכנון סדר העדיפויות שלך. כאשר יש ספק, הערוך יתר על המידה את הזמן שייקח למשימה נתונה.

אם נדרשות שתי משימות בו זמנית, בחירה במי להתחיל תלויה באופן העבודה שלך בצורה הטובה ביותר. יש אנשים שמעדיפים להוציא את המשימה הפשוטה יותר מהדרך להתרכז בזה המורכב יותר; אחרים ירגישו מרגיע אם יתחילו במשימה הקשה יותר קודם ויעשו חלק או את כולם לפני שתמשיכו הלאה. זכור כי אינך צריך לקחת על עצמך משימה או פרויקט אחד מתחילתו ועד סופו לפני שתעבור למשימה הבאה - אלא אם כן, כמובן, אתה מוצא שעבודה כזו מגדילה את התפוקה שלך.

הגבל את משימות החובה היומי שלך לשלוש לכל היותר. היום יכול לכלול גם משימות קטנות יותר שגרתיות יותר או פחות חשובות או דחיפות, אך העמסה על משימות עיקריות תוביל ככל הנראה ללחץ ואכזבה.

זכרו שסדרי העדיפויות יכולים להשתנות - אם הבוס שלכם צריך שתעשו משהו עכשיו, העדיפות הראשונה הקודמת שלכם כנראה תיפגע לשנייה. זו עוד יותר סיבה לבנות יותר זמן בלוח הזמנים שלך כדי לאפשר גמישות.

3. משימות אצווה

משימות אצווה היא אחת הדרכים היעילות והיעילות ביותר לבצע משימות מציקות ונעשות כל הזמן. אצווה פשוט פירושה שתעבוד שוב ושוב על אותו סוג של משימה לפני שתעבור למשהו אחר. השלב הראשון הוא לזהות משימות שאתה מבצע שוב ושוב ואז להגדיר עבורם זרימת עבודה פשוטה שתוכל לבצע. לאחר מכן, אתה מתמודד עם המשימות הללו בו זמנית באמצעות זרימת עבודה זו.

אצווה דורשת השלמת משימות דומות הדורשות משאבים דומים ב"חבילות "כדי לשפר את היעילות והפרודוקטיביות. הנה כמה דוגמאות:

• שלם את כל החשבונות שלך באותו זמן
• פתח את כל הדואר שלך פעם בשבוע והפעל אותו במקום לאפשר לו לערום בכל יום ולעולם לא להגיע אליו

האצווה מאפשרת לך להיכנס לחריץ שמבצע את אותה משימה שוב ושוב, כך שלא תצטרך לבזבז זמן בחיפוש הוראות או מה עליך לעשות הלאה.

4. ביטול משימות

לאחר שרשמת את כל המשימות שלך ומיינת אותן מהחשובות ביותר לכל הפחות, יתברר אילו משימות נמצאות בתחתית הרשימה. לפעמים אפשר להאציל את אלה למישהו אחר, אבל אם זה לא אפשרי, עליכם להחליט אם לקבוע להם זמן או לחסל אותם.

יתכן שיש לך משימות ברשימה שלך שאתה לא צריך לעשות או אפילו רוצה לעשות, אבל הרגשת לחוץ להוסיף בשלב מסוים (ללכת לחדר כושר, להשתתף במועדון ספרים.) ניתן לבטל את כל אלה.

לבסוף, אפשר פשוט לעשות יותר מדי מה לעשות - אם אינך יכול לעשות הכל, הערך את עומס העבודה שלך כדי לקבוע אם אתה זקוק לעוד תרגול נוסף בתעדוף או שמא אתה צריך להגיד למישהו שאתה כבר לא יכול להמשיך לעשות משימה מסוימת.